Je bekijkt nu Administratieplicht en Bewaarplicht

Administratieplicht en Bewaarplicht

Als ondernemer bent u verplicht om een goede administratie bij te houden. Deze verplichting is vastgelegd in de fiscale wetgeving en heeft als doel om de controle op de belastingheffing te waarborgen. In dit artikel zal ik de administratieplicht en bewaarplicht in detail bespreken, waarbij ik zowel theoretische als praktische informatie zal behandelen.

De bewaarplicht: wat is het?

De bewaarplicht houdt in dat ondernemers verplicht zijn om hun administratie gedurende een bepaalde periode te bewaren. Deze periode is in principe zeven jaar, maar kan onder bepaalde omstandigheden worden verlengd. Het doel van de bewaarplicht is om de Belastingdienst in staat te stellen om de juistheid van de aangiften van de ondernemer te controleren. Het is dan ook van groot belang dat de administratie gedurende deze periode goed wordt bewaard en dat de informatie snel en gemakkelijk toegankelijk is.

Maar wat valt er precies onder de bewaarplicht?

Dit is een vraag die veel ondernemers zich stellen. In feite moeten alle documenten en gegevens die betrekking hebben op de financiële en fiscale situatie van de onderneming worden bewaard. Dit omvat onder andere:

  • De grootboekadministratie
  • De debiteuren- en crediteurenadministratie
  • De inkoop- en verkoopadministratie
  • De voorraadadministratie
  • De loonadministratie
  • De jaarrekening

Daarnaast moeten ook andere gegevens worden bewaard die van belang kunnen zijn voor de belastingheffing. Denk bijvoorbeeld aan overeenkomsten met leveranciers en klanten, contracten en correspondentie met de Belastingdienst.

Het is belangrijk om erop te wijzen dat de bewaarplicht niet alleen geldt voor papieren documenten, maar ook voor digitale gegevens. Dit betekent dat ondernemers verplicht zijn om digitale documenten en informatie gedurende de bewaartermijn op een veilige en betrouwbare manier op te slaan. Een goed backupsysteem en goede beveiliging van de informatie zijn hierbij essentieel.

De administratieplicht: wat houdt het in?

Naast de bewaarplicht is er ook de administratieplicht. Deze verplichting houdt in dat ondernemers verplicht zijn om hun administratie op een bepaalde manier bij te houden. Het doel van de administratieplicht is om de controle op de belastingheffing te vergemakkelijken en de kans op fouten en fraude te verkleinen. Een goede administratie is dan ook van groot belang voor de juistheid van de belastingaangifte en het voorkomen van boetes en naheffingen.

Maar wat houdt de administratieplicht precies in?

Het gaat hierbij om het bijhouden van een overzichtelijke en volledige administratie waarin alle financiële transacties van de onderneming zijn vastgelegd. Dit omvat onder andere:

  • Het dagelijks bijhouden van een kas- of bankboek
  • Het bijhouden van inkoop- en verkoopfacturen
  • Het vastleggen van betalingen en ontvangsten
  • Het bijhouden van een voorraadadministratie
  • Het bijhouden van een debiteuren- en crediteurenadministratie
  • Het bijhouden van een loonadministratie

Het is belangrijk om te benadrukken dat de administratieplicht niet alleen geldt voor ondernemers die een onderneming hebben in de vorm van een BV, NV, eenmanszaak of VOF, maar ook voor ZZP’ers. Ook zij zijn verplicht om een administratie bij te houden die voldoet aan de eisen van de administratieplicht.

Daarnaast is het van belang om te vermelden dat de administratie op een duidelijke en overzichtelijke manier moet worden vastgelegd. Dit betekent dat de administratie moet voldoen aan de eisen van de fiscale wetgeving en dat alle informatie snel en gemakkelijk toegankelijk moet zijn voor de Belastingdienst. Het is daarom aan te raden om gebruik te maken van een boekhoudprogramma dat voldoet aan de eisen van de fiscale wetgeving en dat de informatie op een overzichtelijke manier kan presenteren.

De administratieplicht en bewaarplicht in de praktijk: voorbeelden

Om de administratieplicht en bewaarplicht in de praktijk toe te lichten, geef ik hieronder enkele voorbeelden van de informatie die ondernemers moeten vastleggen en bewaren.

Voorbeeld 1:

Een ondernemer heeft een eenmanszaak en verkoopt goederen aan klanten. Hij ontvangt betalingen via verschillende betaalmethoden, waaronder contant, via de bank en via een online betaaldienst. Om aan de administratieplicht te voldoen, moet hij een kas- of bankboek bijhouden waarin hij alle ontvangsten en uitgaven registreert. Daarnaast moet hij inkoop- en verkoopfacturen bijhouden en betalingsbewijzen bewaren. Hij moet ook de voorraad bijhouden en een debiteuren- en crediteurenadministratie bijhouden. Deze informatie moet gedurende de bewaartermijn van zeven jaar worden bewaard.

Voorbeeld 2:

Een BV heeft personeel in dienst en betaalt salarissen uit. Om aan de administratieplicht te voldoen, moet de BV een loonadministratie bijhouden waarin de gegevens van de werknemers, de loonbetalingen en de afdracht van premies en belastingen zijn opgenomen. Daarnaast moet de BV een grootboekadministratie bijhouden en inkoop- en verkoopfacturen bijhouden. Deze informatie moet ook gedurende de bewaartermijn van zeven jaar worden bewaard.

Niet naleven van deze verplichtingen kan leiden tot boetes en naheffingen. Het is daarom van groot belang om de administratie goed bij te houden en deze gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar te bewaren.

Belang administratieplicht en bewaarplicht

Het bijhouden van een goede administratie is niet alleen belangrijk om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook om inzicht te krijgen in de financiële situatie van de onderneming. Met behulp van een overzichtelijke en volledige administratie kunnen ondernemers de financiële prestaties van hun onderneming bijhouden en analyseren. Dit stelt hen in staat om tijdig bij te sturen en hun onderneming succesvol te laten zijn.

Daarnaast kan een goede administratie ook helpen bij het aanvragen van financiering. Banken en andere financiële instellingen willen vaak inzicht hebben in de financiële situatie van de onderneming voordat zij een financieringsaanvraag goedkeuren. Met behulp van een overzichtelijke en volledige administratie kan de ondernemer aantonen dat hij zijn financiën op orde heeft en dat de onderneming levensvatbaar is.

Tot slot is het belangrijk om te benadrukken dat het bijhouden van een goede administratie geen eenmalige taak is. Het is een continu proces dat gedurende het hele jaar moet worden bijgehouden. Het is daarom aan te raden om regelmatig tijd vrij te maken om de administratie bij te werken en te controleren op juistheid en volledigheid.

Conclusie administratieplicht en bewaarplicht

Kortom, de bewaarplicht en administratieplicht zijn belangrijke verplichtingen voor elke ondernemer. Door het bijhouden van een goede administratie kunnen ondernemers niet alleen voldoen aan de wettelijke verplichtingen, maar ook inzicht krijgen in de financiële situatie van hun onderneming en deze succesvol laten zijn. Het is daarom van groot belang om de administratie goed bij te houden en gedurende de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar te bewaren.

Geef een reactie