Als ondernemer wilt u natuurlijk zo min mogelijk belasting betalen, maar wel op een legale en verantwoorde manier. U wilt ook geen problemen krijgen met de Belastingdienst, die steeds strenger en kritischer toezicht houdt op uw fiscale zaken. Hoe kunt u ervoor zorgen dat u uw fiscale positie en compliance onder controle heeft? Het antwoord is een Tax Control Framework. Een Tax Control Framework is een systeem van processen en interne beheersmaatregelen dat u helpt om uw fiscale risico’s te kennen en te beheersen. In dit artikel vertellen we u wat een Tax Control Framework is, waarom het belangrijk is en hoe u er een kunt opzetten of verbeteren. Lees verder en leer hoe u uw fiscale functie kunt optimaliseren met een Tax Control Framework.
Wat is een Tax Control Framework en waarom is het belangrijk?
Een Tax Control Framework (TCF) is een systeem van processen en interne beheersmaatregelen dat ervoor zorgt dat de fiscale risico’s van een organisatie bekend zijn en beheerst worden. Een TCF helpt een organisatie om te voldoen aan de fiscale wet- en regelgeving, om transparant te zijn over de fiscale positie en om fiscale kansen te benutten. Een TCF is dus niet alleen een verplichting, maar ook een kans om de fiscale functie te optimaliseren.
Een TCF is belangrijk om verschillende redenen. Ten eerste kan een TCF bijdragen aan het verminderen van fiscale boetes, rente en naheffingen, die kunnen ontstaan door fouten of onvolledigheden in de belastingaangiften. Ten tweede kan een TCF leiden tot een betere relatie met de Belastingdienst, die steeds meer verwacht dat organisaties hun fiscale risico’s systematisch beheersen en hierover inzicht geven. Dit kan resulteren in minder controles, snellere afhandeling van geschillen en meer zekerheid vooraf. Ten derde kan een TCF zorgen voor meer efficiëntie en effectiviteit in de fiscale processen, waardoor kosten worden bespaard en kwaliteit wordt verhoogd. Ten vierde kan een TCF de fiscale strategie van een organisatie ondersteunen en verbeteren, door inzicht te geven in de fiscale impact van beslissingen en mogelijkheden tot belastingbesparing te identificeren.
Hoe ziet een Tax Control Framework eruit?
Een TCF bestaat uit verschillende elementen, die samenhangen met elkaar. Een mogelijke indeling van een TCF is als volgt:
- Fiscale strategie: dit is het uitgangspunt van het TCF en beschrijft de doelstellingen, principes en richtlijnen voor de fiscale functie binnen de organisatie. De fiscale strategie moet aansluiten bij de missie, visie en waarden van de organisatie en rekening houden met de verwachtingen van de stakeholders, zoals aandeelhouders, klanten, medewerkers en toezichthouders.
- Fiscale governance: dit is de organisatie en verantwoordelijkheid van de fiscale functie binnen de organisatie. De fiscale governance moet zorgen voor een duidelijke rolverdeling, communicatie en rapportage tussen de verschillende betrokken partijen, zoals het management, de fiscale afdeling, de externe adviseurs en de Belastingdienst.
- Fiscale processen: dit zijn de activiteiten die worden uitgevoerd om te voldoen aan de fiscale verplichtingen en om de fiscale kansen te benutten. De fiscale processen moeten worden gedocumenteerd, gestandaardiseerd en geautomatiseerd waar mogelijk, om de consistentie, nauwkeurigheid en tijdigheid te waarborgen. Voorbeelden van fiscale processen zijn het opstellen van belastingaangiften, het berekenen van belastingvoorzieningen, het beheren van belastingcontroles en het adviseren over belastingvraagstukken.
- Fiscale risico’s: dit zijn de onzekerheden die kunnen leiden tot negatieve gevolgen voor de fiscale positie of reputatie van de organisatie. De fiscale risico’s moeten worden geïdentificeerd, beoordeeld, gemonitord en beheerst door middel van passende maatregelen. Voorbeelden van fiscale risico’s zijn het niet naleven van wet- en regelgeving, het maken van fouten of omissies in belastingaangiften, het ontstaan van geschillen met de Belastingdienst of andere autoriteiten en het beschadigen van het imago door negatieve publiciteit.
- Fiscale monitoring: dit is het toezicht op de werking en effectiviteit van het TCF. De fiscale monitoring moet zorgen voor een continue verbetering van het TCF door middel van periodieke evaluaties, audits, feedback en actieplannen. De resultaten van de fiscale monitoring moeten worden gerapporteerd aan het management en andere relevante partijen.
Wat zijn de voordelen van een Tax Control Framework?
Een TCF kan verschillende voordelen opleveren voor een organisatie, zoals:
- Meer zekerheid over de fiscale positie en compliance
- Minder fiscale boetes, rente en naheffingen
- Betere relatie met de Belastingdienst en andere toezichthouders
- Meer efficiëntie en effectiviteit in de fiscale processen
- Meer inzicht in de fiscale impact van beslissingen en mogelijkheden tot belastingbesparing
- Meer vertrouwen en waardering van de stakeholders
Hoe kunt u een TCF opzetten?
Het opzetten van een TCF is een project dat vraagt om een gestructureerde aanpak en een betrokkenheid van alle relevante partijen. Een mogelijke stappenplan voor het opzetten van een TCF is als volgt:
- Bepaal de scope en doelstellingen van het TCF
- Analyseer de huidige situatie en identificeer de verbeterpunten
- Ontwerp het gewenste TCF en stel een implementatieplan op
- Implementeer het TCF en zorg voor een goede communicatie en training
- Evalueer het TCF en voer eventuele aanpassingen door
Het opzetten van een TCF is geen eenmalige actie, maar een continu proces dat regelmatig moet worden bijgewerkt en aangepast aan de veranderende omstandigheden. Het is daarom belangrijk om het TCF te zien als een levend document dat steeds wordt verbeterd.
Voorbeeld Tax Control Frameworks
Er zijn verschillende voorbeelden van organisaties die een TCF hebben opgezet of gebruiken. Een bekend voorbeeld is het horizontaal toezicht van de Belastingdienst, dat gebaseerd is op het principe van wederzijds vertrouwen, begrip en transparantie tussen de Belastingdienst en de belastingplichtige. Om in aanmerking te komen voor horizontaal toezicht, moet een organisatie beschikken over een adequaat TCF, dat voldoet aan de eisen van de Belastingdienst. Dit kan worden vastgelegd in een handhavingsconvenant, waarin afspraken worden gemaakt over de wijze van toezicht en samenwerking. Het voordeel van horizontaal toezicht is dat er minder controles achteraf zijn, meer zekerheid vooraf wordt gegeven en eventuele geschillen sneller worden opgelost.
Een ander voorbeeld is het Tax Management Maturity Model (TMMM) van PwC, dat een praktisch hulpmiddel biedt om een TCF op te zetten of te verbeteren. Het TMMM bestaat uit vier fasen: diagnose, ontwerp, implementatie en evaluatie. Het TMMM helpt organisaties om hun fiscale strategie te bepalen, hun fiscale governance te organiseren, hun fiscale processen te optimaliseren, hun fiscale risico’s te beheersen en hun fiscale monitoring te verbeteren.
Conclusie
Een Tax Control Framework is een systeem van processen en interne beheersmaatregelen dat ervoor zorgt dat de fiscale risico’s van een organisatie bekend zijn en beheerst worden. Een TCF is niet alleen een verplichting, maar ook een kans om de fiscale functie te optimaliseren. Een TCF kan verschillende voordelen opleveren voor een organisatie, zoals meer zekerheid, minder kosten, betere relaties, meer efficiëntie en meer kansen. Het opzetten van een TCF vraagt om een gestructureerde aanpak en een betrokkenheid van alle relevante partijen. Er zijn verschillende voorbeelden van organisaties die een TCF hebben opgezet of gebruiken, zoals het horizontaal toezicht van de Belastingdienst of het Tax Assurance Framework van PwC. Een TCF is geen statisch geheel, maar een dynamisch proces dat steeds moet worden bijgewerkt en aangepast aan de veranderende omstandigheden.
