Als ondernemer heeft u te maken met klanten die u geld schulden voor uw geleverde producten of diensten. Deze klanten worden debiteuren genoemd. Maar wat zijn debiteuren precies en hoe kunt u ze goed beheren in uw boekhouding? In dit artikel leggen we uit wat debiteuren zijn, hoe u ze kunt administreren en hoe u ze kunt bewegen tot betaling. Ook gaan we in op het boeken van debiteuren in het grootboek en het omgaan met dubieuze debiteuren.
Debiteuren in de boekhouding
In de boekhouding worden debiteuren gewaardeerd op basis van het bedrag dat ze aan uw bedrijf schulden. Dit bedrag wordt vermeld op de facturen die naar de debiteur zijn gestuurd. Als de debiteur het geld nog niet heeft betaald, wordt het bedrag opgenomen in de balans van uw bedrijf als een actief. Een actief is iets wat waarde heeft voor uw bedrijf en waar u in de toekomst geld mee kunt verdienen.
Debiteuren betekenis
Debiteuren zijn dus een vorm van vorderingen op uw klanten. Een vordering is een recht om geld te ontvangen van iemand anders. U heeft bijvoorbeeld een vordering op uw klant als u een product heeft geleverd, maar nog niet betaald heeft gekregen. U kunt dan uw klant aanspreken om alsnog te betalen.
Het boeken van debiteuren in het grootboek
Het grootboek is een verzameling van alle rekeningen waarop u de financiële feiten van uw bedrijf registreert. Elke rekening heeft een nummer en een naam, bijvoorbeeld 1300 Debiteuren. Op deze rekening boekt u alle facturen die u naar uw klanten stuurt en alle betalingen die u van hen ontvangt.
Om een factuur te boeken, maakt u een journaalpost. Een journaalpost is een overzicht van de rekeningen die veranderen door een financieel feit, met de bedragen erbij. Een journaalpost bestaat altijd uit minimaal twee regels: een debetregel en een creditregel. Debet betekent links en credit betekent rechts. De totale debetbedragen moeten altijd gelijk zijn aan de totale creditbedragen.
Stel dat u een factuur verstuurt naar uw klant voor € 1210 inclusief 21% btw. Dan maakt u de volgende journaalpost:
| Debet | Credit |
|---|---|
| 1300 Debiteuren | € 1210 |
| 8000 Omzet | € 1000 |
| 1510 Te betalen btw | € 210 |
Deze journaalpost betekent dat u € 1210 meer te vorderen heeft van uw klanten (debet), dat u € 1000 meer omzet heeft behaald (credit) en dat u € 210 meer btw moet afdragen aan de belastingdienst (credit).
Als uw klant de factuur betaalt, maakt u weer een journaalpost:
| Debet | Credit |
|---|---|
| 1000 Bank | € 1210 |
| 1300 Debiteuren | € 1210 |
Deze journaalpost betekent dat u € 1210 meer geld op uw bankrekening heeft (debet) en dat u € 1210 minder te vorderen heeft van uw klanten (credit).
Debiteurenbeheer
Debiteurenbeheer is het proces van het volgen, controleren en innen van uw openstaande vorderingen. Het doel van debiteurenbeheer is om ervoor te zorgen dat u zo snel mogelijk uw geld krijgt en zo min mogelijk risico loopt op wanbetaling of verlies. Debiteurenbeheer is belangrijk voor de financiële gezondheid en continuïteit van uw bedrijf. Als u te veel debiteuren heeft of als ze te lang openstaan, kan dat leiden tot liquiditeitsproblemen, rentekosten, incassokosten of zelfs faillissement.
Debiteurenbeheer bestaat uit verschillende stappen, zoals:
- Het opstellen en versturen van duidelijke en correcte facturen
- Het bewaken van de betalingstermijnen en het versturen van herinneringen
- Het onderhouden van contact met de debiteuren en het oplossen van eventuele geschillen
- Het treffen van betalingsregelingen of kortingen indien nodig
- Het inschakelen van een incassobureau of een gerechtelijke procedure indien nodig
Tips voor effectief debiteurenbeheer
Om uw debiteurenbeheer zo goed mogelijk te organiseren, kunt u gebruik maken van de volgende tips:
- Maak gebruik van een online boekhoudprogramma waarin u uw facturen en debiteuren kunt bijhouden en beheren. Zo heeft u altijd een actueel overzicht van uw openstaande vorderingen en kunt u snel actie ondernemen.
- Stuur uw facturen zo snel mogelijk na de levering of dienstverlening op. Hoe sneller u factureert, hoe sneller u betaald krijgt.
- Vermeld duidelijk de betalingsvoorwaarden op uw factuur, zoals het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum, de betaalwijze en de gevolgen bij te late betaling.
- Stuur vriendelijke maar dringende herinneringen als de betalingstermijn is verstreken. Geef aan dat u nog steeds op de betaling wacht en dat u graag spoedig een reactie ontvangt.
- Bel uw debiteur op als er geen reactie komt op uw herinneringen. Vraag naar de reden van de vertraging en probeer een oplossing te vinden. Toon begrip maar blijf ook vasthoudend.
- Bied eventueel een betalingsregeling of een korting aan als de debiteur in financiële moeilijkheden verkeert. Zo kunt u toch een deel van uw geld ontvangen en de relatie met uw klant behouden.
- Schakel een incassobureau of een gerechtelijke procedure in als de debiteur niet wil of kan betalen. Dit is een laatste redmiddel dat u alleen moet gebruiken als alle andere opties zijn uitgeput. Houd er rekening mee dat dit extra kosten en tijd met zich meebrengt en dat de kans op betaling niet altijd gegarandeerd is.
Dubieuze debiteuren
Dubieuze debiteuren zijn debiteuren waarvan u verwacht dat ze niet of niet volledig zullen betalen. Dit kan bijvoorbeeld komen door financiële problemen, faillissement, fraude of een geschil over de geleverde producten of diensten. Dubieuze debiteuren vormen een risico voor uw bedrijf, omdat u mogelijk geld verliest of moet afschrijven.
Om het risico van dubieuze debiteuren te beperken, kunt u verschillende maatregelen nemen, zoals:
- Het controleren van de kredietwaardigheid van uw potentiële klanten voordat u zaken met hen doet. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van kredietinformatiebureaus die informatie verstrekken over de financiële situatie en het betaalgedrag van bedrijven en personen.
- Het vragen van een aanbetaling, een voorschot of een borgsom voordat u levert of diensten verleent. Zo verkleint u het bedrag dat nog openstaat en verhoogt u de kans op betaling.
- Het afsluiten van een kredietverzekering die u beschermt tegen het risico van wanbetaling. Een kredietverzekeraar vergoedt (een deel van) het bedrag dat u niet ontvangt van uw debiteur, in ruil voor een premie die u betaalt.
Als u toch te maken krijgt met dubieuze debiteuren, kunt u verschillende methodes gebruiken om ze te verwerken in uw boekhouding, zoals:
- Het treffen van een voorziening voor dubieuze debiteuren. Een voorziening is een bedrag dat u reserveert om mogelijke toekomstige verliezen op te vangen. U boekt een voorziening als u verwacht dat een debiteur niet of niet volledig zal betalen, maar u nog geen zekerheid heeft. U boekt de voorziening exclusief btw, omdat u de btw pas kunt terugvragen als de factuur definitief oninbaar is. Een voorziening heeft geen invloed op uw winst, maar wel op uw balans. U verlaagt uw debiteuren en uw eigen vermogen met het bedrag van de voorziening. Als de debiteur later toch betaalt, heft u de voorziening op. Als de debiteur niet betaalt, schrijft u de factuur af ten laste van de voorziening.Een voorbeeld van een journaalpost voor het treffen van een voorziening voor een dubieuze debiteur is:DebetCredit4550 Dotatie voorziening dubieuze debiteuren€ 10001310 Voorziening dubieuze debiteuren€ 1000Deze journaalpost betekent dat u € 1000 reserveert voor een mogelijke wanbetaling (credit) en dat u dit bedrag ten laste brengt van uw resultaat (debet).
- Het afboeken van een dubieuze debiteur. Afboeken betekent dat u de vordering op de debiteur uit uw boekhouding verwijdert, omdat u zeker weet dat u het geld niet meer zult ontvangen. U boekt de factuur af inclusief btw, omdat u de btw kunt terugvragen bij de belastingdienst. Afboeken heeft wel invloed op uw winst, omdat u het verlies op de factuur erkent. U verlaagt uw debiteuren en uw resultaat met het bedrag van de factuur.Een voorbeeld van een journaalpost voor het afboeken van een dubieuze debiteur is:DebetCredit1301 Dubieuze debiteuren / oninbare factuur€ 12101510 Te vorderen btw€ 2101300 Debiteuren€ 1210Deze journaalpost betekent dat u € 1210 afboekt als oninbaar (debet), dat u € 210 btw terugvraagt bij de belastingdienst (debet) en dat u uw debiteuren verlaagt met € 1210 (credit).
Conclusie
Debiteuren zijn klanten die u nog moeten betalen voor uw geleverde producten of diensten. Ze zijn een belangrijk onderdeel van uw boekhouding en uw bedrijfsvoering. Om uw debiteuren goed te beheren, moet u zorgen voor een duidelijke en snelle facturatie, een regelmatige opvolging, een goede communicatie en een passende aanpak bij wanbetaling. Ook moet u weten hoe u debiteuren kunt boeken in het grootboek en hoe u kunt omgaan met dubieuze debiteuren. Zo kunt u uw geldstromen optimaliseren en uw bedrijf gezond houden.
