Je bekijkt nu Extra Comptabel Boekhouden: Uitleg & Avies

Extra Comptabel Boekhouden: Uitleg & Avies

Bent u een ondernemer die zijn boekhouding zelf doet? Dan heeft u misschien wel eens te maken met financiële zaken die niet goed passen in uw boekhouding. Denk bijvoorbeeld aan uw urenregistratie, uw kilometerregistratie of uw voorraadbeheer. Hoe verwerkt u deze zaken in uw administratie? Doet u dat onder een grootboekrekening, of doet u dat extra comptabel? Extra comptabel betekent dat u deze zaken buiten uw reguliere boekhouding om registreert, bijvoorbeeld in een Excel-bestand. Maar is dat wel verstandig? Wat zijn de voor- en nadelen van extra comptabel? En hoe kunt u het voorkomen of verbeteren? In dit artikel geven we u antwoord op deze vragen en meer. Lees snel verder en ontdek alles wat u moet weten over extra comptabel.

Waarom extra comptabel boekhouden

Soms komt het voor dat u financiële zaken heeft die niet goed passen in uw boekhouding. Dit kan zijn omdat ze te klein of te complex zijn, of omdat ze geen invloed hebben op uw balans of winst- en verliesrekening. Denk bijvoorbeeld aan uw urenregistratie, uw kilometerregistratie, uw voorraadbeheer, uw afschrijvingen of uw privé-opnames. Deze zaken zijn wel belangrijk voor uw bedrijfsvoering, maar ze worden niet verwerkt onder een grootboekrekening. Een grootboekrekening is een categorie waaronder u uw inkomsten en uitgaven boekt, zodat u een duidelijk overzicht heeft van uw financiële situatie. Als u iets extra comptabel verwerkt, betekent dat dus dat er geen passende categorie is voor deze financiële zaak.

Het kan ook zijn dat u extra comptabel gebruikt om bepaalde zaken te verbergen of te manipuleren. Dit is natuurlijk niet toegestaan en kan leiden tot boetes of sancties van de Belastingdienst of andere instanties. Denk bijvoorbeeld aan het verzwijgen van inkomsten, het opvoeren van fictieve kosten, het veranderen van de boekingsdatum of het verplaatsen van gelden tussen verschillende rekeningen. Dit zijn allemaal vormen van fraude die u moet vermijden.

Gevolgen van extra comptabel boekhouden

Het gebruik van extra comptabel heeft een aantal nadelen. Ten eerste maakt het uw boekhouding minder compleet en minder betrouwbaar. U heeft namelijk niet alle financiële gegevens op één plek, maar verspreid over verschillende bestanden of systemen. Dit maakt het moeilijker om uw boekhouding te controleren, te analyseren en te rapporteren. U loopt ook het risico dat u fouten maakt of gegevens verliest. Bovendien kan het zijn dat u bepaalde zaken dubbel of juist niet boekt, waardoor uw boekhouding niet klopt.

Ten tweede maakt het uw boekhouding minder transparant en minder toegankelijk. U moet namelijk extra moeite doen om uw extra comptabele gegevens te vinden, te verwerken en te presenteren. Dit kost u meer tijd en geld. Bovendien kan het zijn dat u niet voldoet aan de wettelijke eisen of de verwachtingen van uw klanten, leveranciers, investeerders of andere belanghebbenden. U moet namelijk alle financiële zaken zeven jaar bewaren en kunnen laten zien als dat nodig is. Als u extra comptabel gebruikt, kan dat lastig of onmogelijk zijn.

Hoe kunt u extra comptabel voorkomen of verbeteren?

Het beste is om extra comptabel zo veel mogelijk te vermijden of te beperken. Dit kunt u doen door uw boekhouding zo in te richten dat u alle financiële zaken kunt verwerken onder een passende grootboekrekening. U kunt bijvoorbeeld zelf grootboekrekeningen aanmaken of aanpassen, zodat u meer flexibiliteit en maatwerk heeft. U kunt ook gebruik maken van een online boekhoudprogramma, zoals dat u helpt om uw boekhouding automatisch en eenvoudig te verwerken. Zo kunt u bijvoorbeeld uw uren- en kilometerregistratie integreren in uw boekhouding, zonder dat u extra comptabel hoeft te werken.

Als u toch extra comptabel moet of wilt werken, dan is het belangrijk dat u dit op een zorgvuldige en consistente manier doet. Dit kunt u doen door uw extra comptabele gegevens te registreren in een apart bestand of systeem, bijvoorbeeld Excel. U moet ervoor zorgen dat u uw gegevens regelmatig bijwerkt, controleert en beveiligt. U moet ook een duidelijke koppeling maken tussen uw extra comptabele gegevens en uw reguliere boekhouding, zodat u geen informatie mist of dubbel telt. U moet ook een goede administratie bijhouden van uw extra comptabele gegevens, zodat u ze kunt laten zien als dat nodig is.

Voorbeelden extra comptabel boekhouden

Om u een beter beeld te geven van wat extra comptabel inhoudt, geef ik u hier enkele voorbeelden van extra comptabele zaken en hoe u ze kunt registreren.

  • Urenregistratie: Als u uw gewerkte uren wilt bijhouden, bijvoorbeeld voor uw facturatie of uw belastingaangifte, dan kunt u dit extra comptabel doen. U kunt bijvoorbeeld een Excel-bestand maken waarin u per dag, per week of per maand uw uren noteert. U kunt hierbij ook aangeven voor welke klant of welk project u heeft gewerkt, en welk tarief u hanteert. U moet er dan wel voor zorgen dat u uw uren ook verwerkt in uw boekhouding, bijvoorbeeld door ze te factureren aan uw klant of door ze op te geven als kosten voor uw onderneming.
  • Kilometerregistratie: Als u uw gereden kilometers wilt bijhouden, bijvoorbeeld voor uw reiskostenvergoeding of uw bijtelling, dan kunt u dit ook extra comptabel doen. U kunt bijvoorbeeld een Excel-bestand maken waarin u per rit uw begin- en eindstand van uw kilometerteller noteert. U kunt hierbij ook aangeven voor welke klant of welk doel u heeft gereden, en welk tarief u hanteert. U moet er dan wel voor zorgen dat u uw kilometers ook verwerkt in uw boekhouding, bijvoorbeeld door ze te declareren bij uw klant of door ze op te geven als kosten voor uw onderneming.
  • Voorraadbeheer: Als u uw voorraad wilt bijhouden, bijvoorbeeld voor uw inkoop of uw verkoop, dan kunt u dit ook extra comptabel doen. U kunt bijvoorbeeld een Excel-bestand maken waarin u per product of per categorie uw voorraad noteert. U kunt hierbij ook aangeven wat de inkoop- en verkoopprijs is, en wat de minimale en maximale voorraad is. U moet er dan wel voor zorgen dat u uw voorraad ook verwerkt in uw boekhouding, bijvoorbeeld door ze te boeken als activa of als kosten voor uw onderneming.

Wat is extra comptabel boekhouden?

Extra comptabel boekhouden is het verwerken van financiële gegevens buiten de reguliere boekhouding om. Dit betekent dat deze gegevens niet worden opgenomen in de grootboekrekeningen, de balans of de winst- en verliesrekening van een bedrijf. Extra comptabel boekhouden kan verschillende redenen hebben, zoals:

  • De gegevens zijn te klein of te complex om in de boekhouding te passen.
  • De gegevens hebben geen invloed op het vermogen of het resultaat van het bedrijf.
  • De gegevens moeten apart worden bijgehouden voor andere doeleinden, zoals de jaarrekening of de belastingaangifte.
  • De gegevens moeten worden verborgen of gemanipuleerd om de boekhouding te beïnvloeden.

Voorbeelden van extra comptabele gegevens zijn:

  • De urenregistratie of de kilometerregistratie van een ondernemer.
  • De voorraadadministratie of de afschrijvingen van een bedrijf.
  • De privé-opnames of de privé-stortingen van een ondernemer.
  • De inkomsten of de kosten die niet worden verantwoord of gefactureerd.

Extra comptabel boekhouden is niet verboden, maar het heeft wel een aantal nadelen. Het maakt de boekhouding minder compleet, betrouwbaar, transparant en toegankelijk. Het vergroot ook de kans op fouten, verlies of fraude. Daarom is het beter om extra comptabel boekhouden zo veel mogelijk te vermijden of te beperken.

Gegevens en gevolgen voor de belastingaangifte

Als u extra comptabel boekhoudt, moet u er rekening mee houden dat dit gevolgen kan hebben voor uw belastingaangifte. U moet namelijk alle inkomsten en uitgaven die relevant zijn voor de belastingheffing opgeven, ook als ze niet in uw boekhouding zijn verwerkt. Dit betekent dat u uw extra comptabele gegevens moet kunnen aantonen met bewijsstukken, zoals bonnetjes, facturen, bankafschriften of overzichten. U moet deze gegevens ook zeven jaar bewaren, zodat u ze kunt laten zien als de Belastingdienst daarom vraagt.

Afhankelijk van uw situatie, kunnen uw extra comptabele gegevens invloed hebben op verschillende onderdelen van uw belastingaangifte, zoals:

  • Uw winst uit onderneming, als u ondernemer bent voor de inkomstenbelasting.
  • Uw inkomsten uit overig werk, als u geen ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, maar wel inkomsten hebt naast uw loon of uitkering.
  • Uw inkomsten uit sparen en beleggen, als u vermogen hebt in de vorm van spaargeld, beleggingen, schulden of andere bezittingen.
  • Uw aftrekposten, als u kosten hebt gemaakt die u mag aftrekken van uw belastbaar inkomen, zoals zorgkosten, giften of partneralimentatie.

Het is belangrijk dat u uw extra comptabele gegevens correct en volledig opgeeft in uw belastingaangifte, zodat u niet te veel of te weinig belasting betaalt. Als u dat niet doet, kunt u een boete of een naheffing krijgen van de Belastingdienst.

Conclusie

Extra comptabel is het verwerken van financiële gegevens buiten uw reguliere boekhouding om. Dit kan zijn omdat ze niet goed passen in uw boekhouding, of omdat u ze wilt verbergen of manipuleren. Het gebruik van extra comptabel heeft echter een aantal nadelen, zoals een minder complete, betrouwbare, transparante en toegankelijke boekhouding. Het beste is om extra comptabel zo veel mogelijk te vermijden of te beperken, door uw boekhouding zo in te richten dat u alle financiële zaken kunt verwerken onder een passende grootboekrekening. U kunt hiervoor gebruik maken van een online boekhoudprogramma. Als u toch extra comptabel moet of wilt werken, dan is het belangrijk dat u dit op een zorgvuldige en consistente manier doet, door uw extra comptabele gegevens te registreren in een apart bestand of systeem, en een duidelijke koppeling te maken met uw reguliere boekhouding.

Geef een reactie