Je bekijkt nu Grootboekrekening Nader Verklaard

Grootboekrekening Nader Verklaard

Een grootboekrekening is een verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie. Met een grootboekrekening kunt u uw boekhouding in verschillende bij elkaar passende stukken opdelen. Iedere grootboekrekening is dus een verzameling van dezelfde soort kosten of opbrengsten, zoals: autokosten, telefoonkosten, lening, renovatie, enz. Iedere grootboekrekening heeft zijn eigen code. Zo krijgt u een beter overzicht over uw boekhouding en financiën.

Wat is een grootboekrekening?

Alle grootboekrekeningen samen worden ‘grootboek’ genoemd. Vroeger was een grootboek letterlijk een groot boek, van formaat dus. De boekhouding werd bijgehouden in een dik boek waarin alle inkomsten en uitgaven stonden. Intussen zijn we gewend aan het digitaal boekhouden via een online boekhoudprogramma, maar de term grootboek blijft wel behouden.

Welke soorten grootboekrekeningen zijn er?

In principe kunnen grootboekrekeningen worden opgesplitst in twee verschillende categorieën: balansrekeningen en resultaatrekeningen. In de balansrekening staan de schulden, terwijl in een resultaatrekening juist de opbrengsten staan. Een ander woord voor resultaatrekening is dan ook winst- en verliesrekening.

Dit zijn de meest gebruikte grootboekrekeningen:

SoortVoorbeelden
Activa (op de balans)Liquide middelen, vlottende activa, vaste activa
Passiva (op de balans)Langlopende schulden, crediteuren, kortlopende schulden, eigen vermogen
Winst- en verliesrekeningKosten (kantoorkosten, verloopkosten, afschrijvingen), omzet (verkoop, bijzondere baten)

Hoe gebruikt u een grootboekrekening?

Een grootboekrekening gebruikt u om uw boekhouding te ordenen en te analyseren. U kunt bijvoorbeeld zien hoeveel u heeft uitgegeven aan bepaalde kostenposten, of hoeveel omzet u heeft behaald uit bepaalde activiteiten. Ook kunt u uw resultaat berekenen door uw kosten af te trekken van uw omzet.

Om een grootboekrekening te gebruiken, moet u eerst een rekeningschema opstellen. Dit is een overzicht van alle grootboekrekeningen die u nodig heeft voor uw boekhouding. U kunt hiervoor een standaard rekeningschema gebruiken of zelf een rekeningschema maken. Het is belangrijk dat u uw rekeningschema zo compleet en logisch mogelijk maakt.

Vervolgens moet u elke transactie die u doet of ontvangt toewijzen aan een grootboekrekening. Dit doet u door de transactie te boeken in uw boekhoudprogramma of in uw kasboek. U moet hierbij aangeven welke grootboekrekening debet (links) of credit (rechts) wordt. Debet betekent dat er iets bijkomt op de rekening, credit betekent dat er iets afgaat van de rekening.

Als u alle transacties heeft geboekt, kunt u uw grootboek raadplegen om te zien wat de stand is van elke grootboekrekening. U kunt ook rapporten maken om uw financiële situatie te bekijken, zoals een balans of een winst- en verliesrekening.

Voorbeelden van het gebruik van een grootboekrekening

Hieronder geven we enkele voorbeelden van hoe u een grootboekrekening kunt gebruiken in verschillende situaties.

Voorbeeld 1: U koopt een laptop voor uw bedrijf

Stel dat u een laptop koopt voor uw bedrijf voor €1000. U betaalt deze met uw bankrekening. Hoe boekt u deze transactie?

U moet eerst bepalen welke grootboekrekeningen u hiervoor nodig heeft. In dit geval zijn dat:

  • Een activarekening voor de laptop (bijvoorbeeld 0100 Vaste activa – inventaris)
  • Een passivarekening voor de bank (bijvoorbeeld 1200 Bank)

Vervolgens moet u bepalen welke rekening debet of credit wordt. In dit geval wordt de laptoprekening debet, want er komt iets bij op de rekening. De bankrekening wordt credit, want er gaat iets af van de rekening.

De boeking ziet er dan als volgt uit:

DebetCredit
0100 Vaste activa – inventaris€1000
1200 Bank€1000

Voorbeeld 2: U verkoopt een product aan een klant

Stel dat u een product verkoopt aan een klant voor €500. U stuurt de klant een factuur en deze betaalt u later. Hoe boekt u deze transactie?

U moet eerst bepalen welke grootboekrekeningen u hiervoor nodig heeft. In dit geval zijn dat:

  • Een resultaatrekening voor de omzet (bijvoorbeeld 8000 Omzet – verkoop)
  • Een activarekening voor de debiteur (bijvoorbeeld 1300 Debiteuren)

Vervolgens moet u bepalen welke rekening debet of credit wordt. In dit geval wordt de debiteurenrekening debet, want er komt iets bij op de rekening. De omzetrekening wordt credit, want er komt iets bij op de rekening.

De boeking ziet er dan als volgt uit:

DebetCredit
1300 Debiteuren€500
8000 Omzet – verkoop€500

Is een grootboekrekening verplicht?

Een grootboekrekening is niet wettelijk verplicht, maar wel zeer aan te raden als u een goede boekhouding wilt voeren. Een grootboekrekening helpt u om uw financiële administratie overzichtelijk en inzichtelijk te houden. Bovendien kunt u met een grootboekrekening makkelijker voldoen aan de eisen van de Belastingdienst, zoals het opstellen van een jaarrekening en het doen van aangifte.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen over grootboekrekeningen en de antwoorden daarop.

Wat is het verschil tussen een grootboekrekening en een subgrootboekrekening?

Een subgrootboekrekening is een onderverdeling van een grootboekrekening. Een subgrootboekrekening wordt gebruikt om meer details te geven over een bepaalde categorie van inkomsten of uitgaven. Bijvoorbeeld, achter de rekening debiteuren hangt een subgrootboek met een rekening per debiteur. Zo kunt u zien hoeveel elke klant u nog moet betalen.

Hoe maak ik een grootboekrekeningschema?

Een grootboekrekeningschema is een overzicht van alle grootboekrekeningen die u gebruikt voor uw boekhouding. U kunt zelf een grootboekrekeningschema maken of gebruikmaken van een standaard rekeningschema. Een standaard rekeningschema is een voorbeeld van hoe u uw grootboek kunt indelen volgens algemene richtlijnen. U kunt een standaard rekeningschema aanpassen naar uw eigen situatie en wensen.

Hoe kies ik de juiste grootboekrekening?

Om de juiste grootboekrekening te kiezen, moet u kijken naar de aard en het doel van de transactie die u wilt boeken. U moet ook rekening houden met het onderscheid tussen balansrekeningen en resultaatrekeningen. Als u twijfelt over welke grootboekrekening u moet gebruiken, kunt u advies vragen aan uw boekhouder of accountant.

Wat zijn grootboek codes en hoe gebruikt u ze?

Grootboek codes zijn de nummers die u toekent aan elke grootboekrekening. Een grootboek code helpt u om uw grootboekrekeningen te ordenen en te herkennen. Met grootboek codes kunt u ook makkelijker boekingen doen en rapporten maken.

Hoe maakt u grootboek codes?

U kunt zelf grootboek codes maken of gebruikmaken van een standaard rekeningschema. Een standaard rekeningschema is een voorbeeld van hoe u uw grootboek kunt indelen volgens algemene richtlijnen. U kunt een standaard rekeningschema aanpassen naar uw eigen situatie en wensen.

Een grootboek code bestaat meestal uit vier cijfers. Het eerste cijfer geeft de hoofdrubriek aan, bijvoorbeeld 0 voor vaste activa of 8 voor omzet. De volgende cijfers geven de subrubrieken aan, bijvoorbeeld 01 voor inventaris of 80 voor verkoop.

U kunt ook meer of minder cijfers gebruiken, afhankelijk van hoe gedetailleerd u uw grootboek wilt maken. U kunt ook letters gebruiken in plaats van cijfers, bijvoorbeeld A voor activa of V voor verkoop.

Het is belangrijk dat u uw grootboek codes zo logisch en consistent mogelijk maakt. U moet ook zorgen dat elke grootboek code uniek is en dat u geen codes overslaat of dubbel gebruikt.

Hoe gebruikt u grootboek codes?

U gebruikt grootboek codes om uw boekhouding te vereenvoudigen en te versnellen. U kunt bijvoorbeeld:

  • Makkelijker boekingen doen door de juiste grootboek code in te voeren
  • Makkelijker grootboekrekeningen vinden door te zoeken op de code
  • Makkelijker rapporten maken door te filteren op de code
  • Makkelijker fouten opsporen door te controleren op de code

Voorbeelden van veelgebruikte grootboek codes

Hieronder geven we enkele voorbeelden van veelgebruikte grootboek codes en de bijbehorende grootboekrekeningen.

Voorbeeld 1: Vaste activa

Vaste activa zijn bezittingen die langer dan een jaar in uw bedrijf blijven, zoals gebouwen, machines of inventaris. Vaste activa worden meestal afgeschreven over een bepaalde periode. De veelgebruikte grootboek codes voor vaste activa beginnen met een 0. Bijvoorbeeld:

Grootboek codeGrootboekrekening
0010Goodwill
0015Afschrijving goodwill
0050Gebouwen en terreinen
0055Afschrijving gebouwen en terreinen
0060Machines en installaties
0065Afschrijving machines en installaties
0070Inventaris
0075Afschrijving inventaris
0080Vervoermiddelen
0085Afschrijving vervoermiddelen

Voorbeeld 2: Omzet

Omzet is de opbrengst die u behaalt uit de verkoop van uw producten of diensten. Omzet wordt meestal onderverdeeld in verschillende categorieën, afhankelijk van het soort product of dienst, de markt of de klant. De veelgebruikte grootboek codes voor omzet beginnen met een 8. Bijvoorbeeld:

Grootboek codeGrootboekrekening
8000Omzet – verkoop
8010Omzet – diensten
8020Omzet – projecten
8030Omzet – abonnementen
8040Omzet – subsidies
8050Omzet – rente
8060Omzet – royalty’s
8070Omzet – overige baten

Conclusie

Een grootboekrekening is een verzameling van alle inkomsten en uitgaven binnen een bepaalde categorie. Een grootboekrekening helpt u om uw boekhouding te ordenen en te analyseren. Een grootboek code is het nummer dat u toekent aan een grootboekrekening. Een grootboek code helpt u om uw grootboekrekeningen te ordenen en te herkennen.

Geef een reactie