Een proforma factuur is een voorlopige factuur die u naar uw klant kunt sturen voordat u de producten of diensten levert. Het is geen officiële factuur, dus uw klant hoeft deze niet te betalen en u hoeft deze niet in uw administratie op te nemen. Het doel van een proforma rekening is om uw klant informatie te geven over wat u gaat leveren en hoeveel het gaat kosten. U kunt ook een proforma factuur gebruiken om een vooruitbetaling te vragen of om de benodigde documenten voor import of export aan te vragen.
Wanneer gebruikt u een proforma factuur?
Er zijn verschillende situaties waarin een proforma factuur handig kan zijn. Hier zijn enkele voorbeelden:
- U heeft een offerte gestuurd naar uw klant en deze heeft deze geaccepteerd, maar u moet nog wachten op de levering van de producten of de voltooiing van de diensten. U kunt dan een proforma rekening sturen om uw klant te laten weten wat hij kan verwachten en wanneer.
- U heeft een grote of internationale bestelling ontvangen en u wilt een vooruitbetaling vragen voordat u begint met leveren. U kunt dan een proforma factuur sturen met het bedrag dat u wilt ontvangen en de betaalgegevens.
- Uw klant bevindt zich in het buitenland en wil uw producten importeren. Hij heeft daarvoor bepaalde vergunningen of documenten nodig, zoals een douaneverklaring of een invoercertificaat. U kunt dan een proforma rekening sturen met de beschrijving, de waarde en de herkomst van de producten.
Hoe maakt u een proforma factuur?
Een proforma factuur lijkt veel op een gewone factuur, maar er zijn een paar verschillen. Dit zijn de belangrijkste punten waar u op moet letten:
- Vermeld duidelijk dat het om een proforma factuur gaat, bijvoorbeeld door dit in de titel of in het groot bovenaan te schrijven.
- Gebruik geen factuurnummer dat al in gebruik is of dat u later gaat gebruiken voor de echte factuur. U kunt bijvoorbeeld een aparte nummerreeks gebruiken voor proforma facturen of het woord ‘proforma’ toevoegen aan het nummer.
- Vermeld de datum waarop u de proforma rekening verstuurt, maar ook de verwachte leverdatum of de vervaldatum van de vooruitbetaling.
- Vermeld alle gegevens van uw bedrijf en uw klant, zoals naam, adres, btw-nummer, etc.
- Vermeld de producten of diensten die u gaat leveren, met de hoeveelheid, de prijs per stuk, het subtotaal, eventuele kortingen, btw en het totaalbedrag.
- Vermeld de leveringsvoorwaarden, zoals wie verantwoordelijk is voor de verzendkosten, de verzekering, de invoerrechten, etc.
- Vermeld de betaalvoorwaarden, zoals hoe en wanneer uw klant moet betalen, welke betaalmethode u accepteert, welke valuta u gebruikt, etc.
- Vermeld eventuele andere informatie die relevant is voor uw klant, zoals garantievoorwaarden, annuleringsvoorwaarden, contactgegevens, etc.
Wat doet u na het versturen van een proforma factuur?
Nadat u een proforma factuur heeft verstuurd, moet u nog een paar dingen doen:
- Bewaar een kopie van de proforma factuur voor uw eigen administratie. U kunt deze later gebruiken om de echte factuur te maken.
- Stuur een bevestiging naar uw klant dat u de proforma rekening heeft verstuurd en vraag hem om deze te controleren en eventueel goed te keuren.
- Wacht op de betaling van uw klant als u een vooruitbetaling heeft gevraagd. Zodra u deze heeft ontvangen, kunt u beginnen met leveren.
- Stuur de echte factuur naar uw klant nadat u heeft geleverd. Vermeld hierop hetzelfde factuurnummer als op de proforma factuur, maar haal het woord ‘proforma’ weg. Vermeld ook de datum van levering en de datum van betaling als deze al heeft plaatsgevonden.
- Neem de echte factuur op in uw administratie en uw btw-aangifte.
Voordelen
Een proforma factuur kan u en uw klant verschillende voordelen opleveren. Dit zijn de belangrijkste:
- U kunt uw klant informeren over wat u gaat leveren en hoeveel het gaat kosten, zodat hij zich hierop kan voorbereiden en eventuele vragen kan stellen.
- U kunt uw klant om een vooruitbetaling vragen, zodat u meer zekerheid heeft over de betaling en minder risico loopt op wanbetaling.
- U kunt uw klant helpen met het regelen van de import of export van uw producten, zodat hij minder tijd en moeite kwijt is aan de douaneformaliteiten.
- U kunt uw klant een professionele indruk geven, zodat hij meer vertrouwen heeft in uw bedrijf en uw producten of diensten.
Nadelen
Een proforma factuur heeft ook een paar nadelen waar u rekening mee moet houden. Dit zijn de belangrijkste:
- Een proforma document is geen rechtsgeldig document, dus uw klant hoeft deze niet te betalen en u kunt er geen btw over berekenen of terugvragen.
- Het kan verwarring veroorzaken bij uw klant of bij de belastingdienst, als deze niet duidelijk onderscheiden wordt van een echte factuur.
- Een proforma rekening kan extra werk met zich meebrengen, omdat u deze apart moet maken en versturen en later nog een echte factuur moet maken en versturen.
Conclusie
Een proforma factuur is een handig hulpmiddel om uw klant informatie te geven over wat u gaat leveren en hoeveel het gaat kosten. U kunt het gebruiken om een vooruitbetaling te vragen of om de benodigde documenten voor import of export aan te vragen. Een proforma rekening is echter geen officiële factuur, dus u moet deze niet in uw administratie opnemen en er geen btw over berekenen of terugvragen. U moet ook duidelijk aangeven dat het om een proforma rekening gaat, om verwarring te voorkomen. Nadat u een proforma rekening heeft verstuurd, moet u nog een echte factuur sturen nadat u heeft geleverd.
