Je bekijkt nu UBO Verklaring: Wat Is Het En Waarom Is Het Zinvol?

UBO Verklaring: Wat Is Het En Waarom Is Het Zinvol?

Weet u wie er echt achter uw zakenpartner schuilt? Wie er profiteert van uw transacties? Wie er mogelijk criminele activiteiten verbergt? Dit zijn vragen die u zich moet stellen als u zaken doet met organisaties in Nederland of Europa. Om deze vragen te beantwoorden, heeft u een ubo verklaring nodig. Een ubo verklaring is een document waarin de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie wordt vermeld. In dit artikel leggen we uit wat een ubo verklaring is, waarom u die nodig heeft en hoe u die maakt en registreert. Zo kunt u veilig en verantwoord zaken doen in Nederland en Europa.

Wat is een ubo verklaring en waarom heeft u die nodig?

Een ubo verklaring is een document waarin de uiteindelijk belanghebbende (ubo) van een organisatie wordt vermeld. Een ubo is een natuurlijk persoon die meer dan 25% van het eigendom of de zeggenschap over een organisatie heeft, direct of indirect. Dit kan bijvoorbeeld gaan om aandelen, stemrechten, winstuitkeringen of feitelijke invloed. Een organisatie kan één of meer ubo’s hebben.

Een ubo verklaring is nodig om te voldoen aan de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Deze wet verplicht bepaalde instellingen, zoals banken, notarissen, makelaars en accountants, om een cliëntenonderzoek te doen voordat ze zaken doen met een organisatie. Dit houdt in dat ze de identiteit en het belang van de ubo’s moeten vaststellen en controleren. Zo willen ze voorkomen dat criminele activiteiten worden verborgen achter een organisatie.

Ubo verklaring maken

Om een ubo verklaring te maken, moet u eerst bepalen wie de ubo’s van uw organisatie zijn. Dit kan soms lastig zijn, vooral als er sprake is van complexe eigendoms- of zeggenschapsstructuren. U kunt gebruik maken van het stappenplan van de Kamer van Koophandel (KVK) om u hierbij te helpen.

Als u de ubo’s heeft vastgesteld, kunt u een ubo verklaring opstellen. Hierin vermeldt u de volgende gegevens van elke ubo:

  • naam;
  • geboortedatum;
  • nationaliteit;
  • woonadres;
  • aard en omvang van het belang.

U kunt hiervoor gebruik maken van een voorbeeldformulier dat u kunt downloaden en invullen. De ubo moet de verklaring ondertekenen.

Ubo verklaring registreren

Als u een ubo verklaring heeft gemaakt, moet u deze registreren bij het UBO-register. Dit is een register dat wordt beheerd door de KVK en dat informatie bevat over de ubo’s van alle organisaties die in Nederland zijn opgericht of actief zijn. Het UBO-register is bedoeld om transparantie te bevorderen en criminaliteit op te sporen.

U kunt de verklaring registreren via de UBO-opgave op de website van de KVK. Hiervoor heeft u uw DigiD nodig. U moet ook bepaalde documenten uploaden om het belang van de ubo te onderbouwen, zoals een aandeelhoudersregister, een statutenwijziging of een notariële akte.

U moet de ubo verklaring registreren binnen 7 dagen nadat deze geldig is geworden. Als er wijzigingen optreden in de gegevens of het belang van de ubo, moet u dit ook binnen 7 dagen doorgeven via een nieuwe UBO-opgave. Als u dit niet doet, kunt u een geldboete indien de belastingdienst gaat handhaven, naar verwachting vanaf februari 2023.

Inzage

De gegevens in het UBO-register zijn niet volledig openbaar. Alleen bevoegde autoriteiten, zoals de Belastingdienst, de FIOD of het Openbaar Ministerie, kunnen alle gegevens inzien. Zij gebruiken deze gegevens voor hun wettelijke taken, zoals het opsporen van belastingfraude, witwassen of terrorismefinanciering.

Andere personen of organisaties kunnen alleen beperkte gegevens inzien, zoals:

  • naam;
  • geboortemaand en -jaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat;
  • aard en omvang van het belang (in bandbreedtes).

Zij moeten hiervoor betalen en zich legitimeren. Zij kunnen de gegevens alleen inzien als zij een legitiem belang hebben, bijvoorbeeld als zij zaken willen doen met een organisatie of als zij onderzoek doen naar maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Een ubo kan in sommige gevallen verzoeken om zijn of haar gegevens af te schermen voor het publiek. Dit kan alleen als de ubo minderjarig is, onder curatele staat, slachtoffer is van geweld of bedreiging, of als er een andere zwaarwegende reden is. De ubo moet hiervoor een verzoek indienen bij de KVK en bewijsstukken meesturen.

Conclusie

Een ubo verklaring is een document waarin de uiteindelijk belanghebbende van een organisatie wordt vermeld. Het is nodig om te voldoen aan de Wwft en om de ubo te registreren bij het UBO-register. Dit is bedoeld om criminaliteit te voorkomen en transparantie te bevorderen. Dit maken en registreren vergt enige voorbereiding en administratie, maar het is belangrijk om dit zorgvuldig en tijdig te doen. Zo kunt u veilig en verantwoord zaken doen in Nederland en Europa.

Geef een reactie